Bắt đầu bằng việc liệt kê mọi thứ đang mở
Hãy dành một buổi yên tĩnh, ghi ra giấy hoặc bảng tính tất cả việc đang dở: dự án chưa xong, việc đã hứa với đồng nghiệp, mail chưa trả lời, khoản cần thanh toán hay xin duyệt. Đừng vội xếp thứ tự, chỉ cần đưa hết từ trong đầu ra ngoài. Đầu óc nhẹ đi đáng kể khi mọi thứ đã có chỗ ghi.
Sau đó gắn cho mỗi việc một trong bốn nhãn: làm xong trước kỳ nghỉ, giao lại cho người khác, hẹn sang năm sau, bỏ hẳn. Việc nào đã nằm trong danh sách vài tháng mà chưa ai nhắc tới thì rất có thể thuộc nhóm bỏ hẳn, và nói thẳng điều đó với người liên quan còn hơn để nó treo mãi.
Mỗi việc nên có một ngày cụ thể kèm theo, chẳng hạn 'xong trước thứ Tư', thay vì chỉ ghi 'trước cuối năm'. Cuối năm quá rộng, còn thứ Tư thì ai cũng biết là ngày nào.
Cẩm nang quản lý thời gian mỗi ngàyDùng thử ngay trên nhanso.netThống nhất hạn chót với sếp và khách hàng sớm
Phần lớn rối ren cuối năm đến từ việc mỗi người hiểu hạn chót một kiểu. Hãy nhắn hoặc hỏi trực tiếp: báo cáo này cần nộp ngày nào, khách muốn nhận bản cuối vào hôm nào, có việc nào chắc chắn lùi sang đầu năm được không.
Nếu khối lượng vượt sức, nói sớm tốt hơn nhiều so với cố gánh rồi trễ. Bạn có thể đưa ra hai ba việc và hỏi cái nào ưu tiên trước, để người quyết định nhìn thấy cái giá của từng lựa chọn thay vì chỉ nghe bạn than bận.
Đừng để việc cuối cùng dồn vào ngày cuối
Ngày làm việc cuối trước kỳ nghỉ thường bị nuốt bởi họp, tiệc tất niên, người này người kia ghé hỏi. Vì vậy hãy coi ngày làm thứ hai từ cuối hoặc thứ ba từ cuối là hạn thực sự cho các việc quan trọng, còn ngày cuối chỉ để chừa chỗ cho những việc bất ngờ.
Với những việc cần người khác phản hồi như chữ ký, duyệt chi, xác nhận thông tin, hãy gửi yêu cầu sớm và nhắc một lần trước hạn. Cuối năm ai cũng bận nên một lời nhắc lịch sự không bị coi là phiền.
Bàn giao để người khác tiếp được mà không phải hỏi lại
Nếu bạn nghỉ dài hoặc có việc phải giao lại, hãy viết một ghi chú ngắn cho từng việc: đang ở bước nào, tài liệu để ở đâu, ai là đầu mối, việc gì nên làm tiếp và việc gì tuyệt đối đừng tự quyết khi chưa hỏi. Người nhận chỉ cần đọc một lần là làm được.
- Tên việc và mục tiêu cuối cùng trong một câu.
- Trạng thái hiện tại và phần còn thiếu.
- Đường dẫn tới tệp, thư mục, tài khoản liên quan.
- Người cần liên hệ khi có vướng, kèm cách liên lạc.
- Hạn chót thật sự và hậu quả nếu trễ.
Trước khi nghỉ, nếu có thể, hãy gặp hoặc gọi người nhận bàn giao mười phút để họ hỏi ngay. Một cuộc trò chuyện ngắn thường thay được cả chục tin nhắn dồn vào kỳ nghỉ của bạn.
Dọn hộp thư và thiết lập thư trả lời tự động
Hộp thư đầy là nguồn lo âu thầm lặng. Hãy lọc thư theo người gửi hoặc từ khóa, trả lời hoặc lưu trữ những thư đã xong, đánh dấu thư thật sự cần xử lý sau kỳ nghỉ. Mục tiêu không phải số không thư mà là biết rõ cái gì còn lại.
Nếu nghỉ từ vài ngày trở lên, hãy đặt thư trả lời tự động nêu rõ ngày bạn quay lại và người thay thế để liên hệ khi gấp. Cách viết thư công việc rõ ràng có thể xem thêm trong bài /cam-nang/viet-email-cong-viec/.
Ghi sẵn vào lịch một việc 'rà thư' vào buổi sáng đầu tiên đi làm lại, để kỳ nghỉ không bị cắt ngang bởi cảm giác phải kiểm tra thư mỗi ngày.
Tự ghi nhận kết quả của mình trước khi khép năm
Khi chốt việc, hãy ghi lại những gì bạn đã hoàn thành trong năm bằng vài dòng cụ thể: dự án nào xong, vấn đề nào đã giải quyết, kỹ năng nào học thêm. Ghi lúc còn nhớ rõ sẽ dễ hơn nhiều so với nhớ lại khi đến kỳ đánh giá hay khi muốn đề xuất tăng lương.
Phần ghi chép này cũng là nguyên liệu tốt cho việc nhìn lại cả năm của riêng bạn, xem thêm ở /cam-nang/tong-ket-nam-ca-nhan/.