Tiêu đề và câu mở đầu nên viết thế nào?
Tiêu đề là thứ người nhận thấy đầu tiên, và nhiều khi quyết định họ mở thư ngay hay để đó. Hãy viết sao cho đọc xong là biết thư nói về chuyện gì.
- Nên cụ thể, ví dụ “Đề nghị phản hồi báo giá trước thứ Năm” thay vì “Hỏi chút việc”.
- Khi trả lời hoặc chuyển tiếp, kiểm tra tiêu đề còn đúng nội dung hay cần sửa lại.
- Mở đầu bằng lời chào phù hợp với mức độ thân thiết, gọi đúng tên và chức danh người nhận.
- Câu đầu tiên nên nói rõ lý do bạn viết thư, tránh vòng vo.
Đưa hạn chót hoặc hành động cần làm vào tiêu đề nếu việc gấp, ví dụ “Cần xác nhận lịch họp trước 15 giờ chiều nay”.
Đếm ký tựDùng thử ngay trên nhanso.netMỗi đoạn một ý, nêu rõ việc cần làm
Một đoạn dài đặc chữ rất khó đọc trên điện thoại. Hãy chia nhỏ thông tin thành các đoạn ngắn, mỗi đoạn chỉ nói một ý.
- Đưa thông tin quan trọng nhất lên trước, chi tiết bổ sung để phía sau.
- Dùng gạch đầu dòng khi liệt kê nhiều mục để người đọc dễ lướt.
- Nếu cần người nhận làm gì, hãy viết thẳng ra: việc gì, hạn chót khi nào, ai phụ trách.
- Một email nên xoay quanh một chủ đề. Có hai vấn đề khác nhau thì gửi hai thư riêng sẽ dễ theo dõi hơn.
Thử đọc câu đầu và câu cuối của email. Nếu chỉ đọc hai câu ấy mà người nhận vẫn nắm được bạn cần gì, bố cục của bạn đã khá ổn.
Giọng văn, lời kết và chữ ký
Giọng văn nên lịch sự, ngắn gọn và trung tính. Tránh viết hoa toàn bộ câu hoặc dùng quá nhiều dấu chấm than, vì dễ gây cảm giác gay gắt dù bạn không có ý đó.
- Dùng cách xưng hô nhất quán trong cả thư, phù hợp văn hóa của công ty và quan hệ với người nhận.
- Kết thư bằng một câu cảm ơn hoặc mong nhận được phản hồi, rồi lời chào cuối thư.
- Chữ ký nên có họ tên, chức danh, đơn vị và cách liên hệ để người nhận không phải đi tìm.
- Khi nhắc việc, chọn lời lẽ nhẹ nhàng như “xin phép nhắc lại” thay vì trách móc.
Một mẫu email yêu cầu phản hồi để tham khảo
Dưới đây là ví dụ minh họa, bạn thay tên và nội dung cho phù hợp. Lưu ý cấu trúc: lý do, thông tin chính, việc cần làm, hạn chót, lời cảm ơn.
- Tiêu đề: Đề nghị xác nhận lịch họp dự án ngày 12/11 trước thứ Tư.
- Chào anh Minh,
- Em là Lan, phụ trách khâu truyền thông của dự án. Em viết thư để đề nghị anh xác nhận lịch họp tuần tới.
- Dự kiến họp vào 14 giờ ngày 12/11, kéo dài khoảng 45 phút, nội dung gồm tiến độ và các việc cần quyết định.
- Anh vui lòng phản hồi trước chiều thứ Tư để em kịp gửi lời mời cho cả nhóm.
- Cảm ơn anh. Trân trọng, Lan, chuyên viên truyền thông, số điện thoại.
Mẫu này ngắn nhưng đủ ý. Người nhận chỉ cần trả lời “ok” hoặc đề xuất giờ khác, không phải hỏi lại gì.
Khi nào dùng CC, BCC và chuyển tiếp?
CC dùng khi muốn những người liên quan nắm thông tin nhưng không phải là người cần hành động. BCC dùng khi cần giữ kín danh sách người nhận, thường gặp khi gửi hàng loạt cho khách hàng. Chuyển tiếp thì nên tóm tắt đôi dòng ở đầu để người nhận biết bạn mong đợi điều gì.
Đừng CC cấp trên để gây áp lực, trừ khi cần thiết và đã thống nhất cách làm việc. Cũng đừng “trả lời tất cả” nếu chỉ một người cần đọc.
Trước khi CC thêm người, tự hỏi: người này cần biết, cần quyết định hay chỉ để tham khảo? Nếu chỉ để tham khảo, hãy cân nhắc.
Nhắc việc, từ chối và nhận lỗi bằng email
Ba tình huống khó nhất trong email là nhắc việc, từ chối và xin lỗi. Cả ba đều cần giọng bình tĩnh và rõ ràng.
- Nhắc việc: nêu mốc thời gian đã hẹn, tóm tắt việc đang chờ, đưa lại tài liệu cần thiết, hỏi xem có cần hỗ trợ gì.
- Từ chối: nói lời cảm ơn, nêu lý do ngắn gọn, nếu có thể thì đưa phương án thay thế.
- Nhận lỗi: nêu thẳng điều đã xảy ra, cách khắc phục và thời điểm hoàn tất, không biện minh dài dòng.
Những email này nên chờ một chút trước khi gửi. Khi đang bực hoặc lo, lưu nháp và đọc lại sau ít phút thường giúp bạn sửa được vài câu quá gay gắt.
Kiểm tra trước khi gửi
Một phút rà soát có thể tránh được nhiều rắc rối, nhất là với email gửi ra bên ngoài hoặc cho cấp trên.
- Kiểm tra người nhận, người đồng gửi (CC) và gửi ẩn (BCC) để chắc không gửi nhầm hay thiếu người cần biết.
- Nếu có nhắc đến tệp đính kèm, hãy nhìn lại xem đã đính kèm đúng tệp chưa.
- Đọc lại để soát lỗi chính tả, tên người, con số và ngày giờ.
- Với thư quan trọng hoặc khi đang bực, hãy lưu nháp và đọc lại sau ít phút trước khi gửi.
Những lỗi hay gặp làm email bị bỏ qua
Một số thói quen khiến email khó được trả lời, dù nội dung của bạn hoàn toàn hợp lý.
- Tiêu đề chung chung như “Gửi anh” hay “Hỏi việc”.
- Viết một khối chữ dài, ý quan trọng nằm cuối cùng.
- Không nêu hạn chót, nên người nhận cho rằng không gấp.
- Gửi nhiều thư liên tiếp cho cùng một việc thay vì gộp lại.
- Đính kèm tệp quá nặng hoặc tên tệp khó hiểu.
Chỉ cần sửa hai hoặc ba điểm trong danh sách này, tỷ lệ được trả lời nhanh thường cải thiện rõ rệt.